Ist Ihr Glas auch voll?
Wer kennt sie nicht, die Motivationsgeschichte vom Glas mit den Kieselsteinen, dem Sand und dem Wasser? Die großen Steine werden in das Glas gefüllt, bis es voll ist. Im Anschluss daran wird gefragt, ob das Glas nun voll ist. Ja, ist es. Nun werden kleine Kieselsteine hinzugefügt. Ist das Glas jetzt voll? Ja, oder? Halt! Da geht noch was. Nun wird Sand eingefüllt, dieser rutscht durch die Steine und füllt alle Zwischenräume. Aber jetzt ist es voll, oder? Nein. In anschaulicher Weise wird Wasser in das Glas geleert. Was lernen wir daraus? Die Reihenfolge der Füllung ist entscheidend. Füllt man zuerst kleine Kieselsteine bis zum Rand, passen keine großen Steine mehr hinein.
Umgemünzt auf das Projektleben kann es bedeuten, dass zwischen den großen Aufträgen – also den großen Steinen – und den kleinen Aufträgen – den kleinen Steinen, noch immer etwas Platz ist und d
ass durch geschickte und vorausschauende Planung und Schichtung das Glas immer noch gefüllt werden kann.
Projektcontrolling ist also mehr als „das Jonglieren mit Zahlen“. Es ist ein erfolgreiches Begleiten der Projektleiter*innen in der Projektabwicklung.
Bedarf erkennen
Doch alles von Anfang an. Um unser „Glas“ bestmöglich zu schichten, braucht es natürlich auch in unserem Unternehmen jemanden, der den Projekt-Durchblick behält. Als wichtiger und essenzieller Baustein für das Projektmanagement entlang der Unternehmensstrategie und als Unterstützung des Projektleiters ist es für uns unumgänglich. Vor allem als CONENGA Group in der vielfältigen Projektarbeit in den Bereichen Management Consulting, Technisches Consulting, verfahrens- und regelungstechnische Lösungen sowie Anlagen(um)bau war es notwendig, uns im Projektcontrolling zu verstärken, um das nun doch recht große Glas optimal zu befüllen.
Wie finden?
Bei der Personalsuche setzten wir, wie auch schon bei vergangenen Stellenausschreibungen, auf DIY-Recruiting und eine personalisierte Stellenanzeige. Die Freude war groß, denn diesmal hat es wieder schneller als erwartet durch „informelle“ Kanäle geklappt! Die Empfehlung einer Kollegin war ein Glückstreffer und wir durften Anja Trnka in unserem Team begrüßen. „War for Talent“ gewonnen!
Projektcontrolling – Mit Konsequenz und Kommunikation zum Ergebnis
Als Mama von 2 Kindern und viel Erfahrung in der Anwaltsbranche weiß ich, dass Planung, Strukturierung und „Den-Überblick-Bewahren“ das Um und Auf sind.
Das hilft mir bei der Bewältigung meiner Hauptaufgaben, den wirtschaftlichen Überblick über die Projekte zu behalten und in regelmäßigen Abständen an die Geschäftsführung zu berichten. Sind Sie Kunde oder Partner von uns? Dann haben wir uns vielleicht auch schon gehört oder gelesen?! Ich freue mich, als Schnittstelle zwischen Projektleiter*innen und Kunden agieren zu können und so zu guter Zusammenarbeit und nachhaltiger Zufriedenheit beizutragen.
Die Wichtigkeit von Projektcontrolling spiegelt sich aus meiner Sicht in folgenden Themen wider:
Projektcontrolling – kurz und knackig
Schon vor dem eigentlichen Projektbeginn kommt das Projektcontrolling mit verschiedenen Aufgaben zum Einsatz.
- Sind Zielvorgaben und Rahmenbedingungen realistisch? Ziele können dann bei Bedarf angepasst werden
- Potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und sichtbar machen
- Optimierte Ablaufplanung
Wenn´s läuft und danach
Während des Projektes gilt der Blick auf:
- Die Einhaltung von Terminen und Budget
- Steuerung
- Verdichten der Ergebnisse und Erfassung von Abweichungen zum Soll-Stand
- Begleitendes Berichtswesen und Projektabschluss
Wie ist das bei Ihnen?
Wer übernimmt Aufgaben wie die Budgetierung der Projekte, die Sicherung des Erreichens aller Projektziele, Unterstützung der Angebots-Kalkulation, Leistungsverfolgung oder die kundenseitige Abrechnung? Gibt es bei Ihnen jemanden, der für das Management der Auftragnehmer- und Lieferanforderungen zuständig ist, der die Analyse und ggf. Änderung der Maßnahmenplanung und die Steuerung von Maßnahmen etc. übernimmt?
Wenn nicht, denken Sie an das Glas mit den Steinen! :-) Projektcontrolling ist vielfältig und mehr als nur „Überwachung bzw. Kontrolle“ eines Projekts.