Mehr als ein notwendiges Übel – (Anlagen)Dokumentation

Warum Dokumentation oft unterschätzt wird

Die technische Dokumentation von Energieanlagen wird in vielen Projekten als notwendiges Übel betrachtet – eine Pflichtaufgabe, die häufig ans Ende geschoben wird. Dabei ist sie weit mehr als ein Aktenstapel: Sie bildet das Rückgrat für einen sicheren, effizienten und nachhaltigen Anlagenbetrieb. Ob bei Wartung, Störfallanalysen oder Umbauten – saubere Unterlagen sparen Zeit, Geld und Nerven.

Gerade in komplexen Anlagenstrukturen mit langen Lebenszyklen entscheidet die Dokumentation darüber, wie schnell und zuverlässig auf technische Informationen zugegriffen werden kann. Genau hier setzt die VGB-Richtlinie R171 an. Sie schafft Standards und bringt Struktur in eine oft unübersichtliche Dokumentationslandschaft.Sketch Conenga Group by DB Frage

Was ist die VGB Richtlinie R171?

Die VGB-Richtlinie R171 wurde vom technischen Verband der Energieanlagenbetriebe (VGB Powertech e. V.) entwickelt und regelt die Anforderungen an die technischen Dokumentationen von Energie- und Industrieanlagen. Sie definiert klar, welche Dokumente in welchem Umfang und in welcher Form zu erstellen sind. Ziel ist eine einheitliche, strukturierte und leicht zugängliche Dokumentation, die den gesamten Lebenszyklus der Anlage begleitet.

Praxis statt Theorie: Herausforderungen bei der Umsetzung

So sinnvoll die Richtlinie ist, so anspruchsvoll gestaltet sich ihre Umsetzung in der Praxis. Typische Herausforderungen sind:

  • Uneinheitliche Dateiformate: PDF, Word, DWG, Excel – oft wild gemischt, nicht versioniert und teilweise vom Anlagenbetreiber nicht mehr les- oder änderbar.
  • Zerklüftete Dokumentenstruktur: Ablage auf USB-Sticks, in E-Mails oder auf verschiedenen Servern verteilt.
  • Fehlende Pflege nach Inbetriebnahme: Dokumentationen veralten schnell, wenn keine Prozesse zur Aktualisierung etabliert sind – insbesondere bei Anlagenumbauten.
  • Kommunikationslücken zwischen Gewerken: Verschiedene Lieferanten arbeiten mit unterschiedlichen Formen und Umfängen – ohne gemeinsame Vereinbarung fehlt Konsistenz in den Aufzeichnungen.

In unseren Projekten bei der CONENGA Group sehen wir oft, wie die Dokumentation erst kurz vor Projektabschluss „zusammengeschustert“ wird. Das führt zu Mehraufwand, doppelten Rückfragen und im schlimmsten Falle zu sicherheitskritischen Lücken.

Wie eine gute Dokumentation aussehen kann

Eine professionelle Anlagendokumentation erfüllt mehrere Kriterien:

  • Struktur und Modularität: Klare Kapitel- und Dateistruktur mit eindeutiger Benennung
  • Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle relevanten Unterlagen sind vorhanden, versioniert und nachvollziehbar erstellt
  • Dokumentationsmanagementsystem (DMS): Ein (digitales) DMS welches beispielsweise Metadaten nutzt ist meist sinnvoll und unterstütz, dass Dokumente gut auffindbar sind
  • Wartungsfähigkeit: Änderungen werden eingepflegt und Revisionen dokumentiert

Klare inhaltliche Gliederung als Fundament der Dokumentation

Ein oft unterschätzter, aber zentraler Baustein einer hochwertigen Anlagendokumentation ist die inhaltliche Gliederung und klare Strukturierung der zu dokumentierenden Anlage. Dabei geht es nicht nur um eine saubere Ordnerstruktur, sondern um eine eindeutige fachliche Abgrenzung:
Was gehört zur Anlage, wo beginnt oder endet ein System, und welche Komponenten sind welchem Anlagenteil zugeordnet?

Eine solche Struktur ist die Grundlage dafür, dass Dokumentation überhaupt verständlich, nutzbar und dauerhaft pflegbar bleibt. Sie schafft:

  • Eindeutige Abgrenzungen zwischen Anlagenteilen, Systemen und Teilsystemen
  • Klare Schnittstellen zwischen Leistungserbringern, z. B. bei mehreren Lieferanten oder Gewerken
  • Eine konsistente Gliederung und Nummerierung über alle Dokumentarten hinweg (Pläne, Beschreibungen, Listen)
  • Eindeutige Zuordnung von Dokumenten, Komponenten und Funktionen

Diese inhaltliche Struktur ist damit nicht nur für die Dokumentation selbst relevant, sondern wirkt direkt in das Projekt hinein: Sie reduziert Abstimmungsaufwand, vermeidet Überschneidungen und sorgt dafür, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Anlagengliederung frühzeitig festzulegen und konsequent anzuwenden – idealerweise auf Basis etablierter Kennzeichnungssysteme wie KKS (Kraftwerk-Kennzeichensystem) oder AKS (Anlagenkennzeichnungssystem). Diese Systeme unterstützen eine eindeutige Identifikation von Anlagen, Funktionen und Betriebsmitteln und bilden eine stabile Brücke zwischen Engineering, Dokumentation, Betrieb und Instandhaltung.

Wichtig ist dabei: Die einmal definierte Struktur muss von allen Beteiligten akzeptiert und genutzt werden. Nur so entsteht eine durchgängige, widerspruchsfreie Dokumentation, die auch Jahre später noch verständlich ist.
In unserer Praxis hat sich die folgende Grundgliederung (in unterschiedlichen Varianten) bewährt:

  • Technische Dokumentation gegliedert in Betriebsanleitungen, Ausführungsdokumentation, Qualitätsnachweise
  • Genehmigungsdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Digitalisierung als guter Helfer

Digitale Dokumentationslösungen machen es heute leichter denn je, Struktur und Transparenz zu schaffen. Ein DMS ermöglicht Versionierung, Freigaben und leistungsfähige Suchfunktionen. Zudem lassen sich Unterlagen direkt mit Wartungssystemen oder digitalen Zwillingen verknüpfen. So wächst die Dokumentation mit der Anlage und bleibt stets auf dem neuesten Stand.

Wie CONENGA dabei unterstützen kann:

Auch wenn unser Kerngeschäft im Engineering liegt, begegnet uns das Thema Dokumentation in nahezu jedem Projekt. Oft wird deutlich, wie viel Zeit im Alltag durch unvollständige oder schwer zugängliche Unterlagen verloren geht – sei es bei der Fehlersuche oder bei Umbauten.

Vor diesem Hintergrund unterstützen wir unsere Kunden dort, wo es für den Projekterfolg entscheidend ist:

  • Inhaltliche Prüfung technischer Unterlagen: beispielsweise ob Beschreibungen oder Pläne stimmig und logisch nachvollziehbar sind
  • Hinweis auf Unklarheiten oder Lücken damit diese im Betrieb nicht zu Problemen führen
  • Erfahrungsfeedback aus laufenden Projekten, um die Praxistauglichkeit zu verbessern

Wir ersetzen keine Anlagendokumentation – aber wir helfen unseren Kunden, Unterlagen aus Ingenieurperspektive zu betrachten, Fehler frühzeitig zu erkennen und gut für zukünftige Anlassfälle gerüstet zu sein.

Fazit: Dokumentation ist keine Pflicht – sie ist Potenzial

Eine gut strukturierte, gepflegte und zugängliche Dokumentation ist weit mehr als ein Projektergebnis. Sie ist ein Werkzeug, das den Betrieb vereinfacht, Wissen sichert und Risiken minimiert.